Creación de Procesos en una empresa

Toda empresa, sin importar su tamaño o sector, debe llevar a cabo una serie de procesos fundamentales para realizar cualquier actividad, desde la producción de un bien hasta la prestación de un servicio. Podemos simplificarlos en las siguientes categorías:

1. Procesos Estratégicos: Son aquellos que definen el rumbo de la empresa a largo plazo.

• Planificación estratégica: Se define la misión, visión, valores, objetivos generales y las estrategias para alcanzarlos. Implica análisis del entorno (como el análisis de las 5 fuerzas de Porter que mencionamos antes), identificación de oportunidades y amenazas, y la toma de decisiones sobre la dirección que tomará la empresa.
• Gestión de la calidad: Se establecen los estándares de calidad de los productos o servicios, y se implementan procesos para asegurar que se cumplen.
• Innovación y desarrollo: Se buscan nuevas ideas, se desarrollan nuevos productos o servicios, y se mejoran los existentes.

2. Procesos Operativos (o Clave): Son aquellos que están directamente relacionados con la producción o prestación del servicio que ofrece la empresa. Son la esencia del negocio.

• Aprovisionamiento (o compras): Se gestiona la adquisición de los materiales, insumos o recursos necesarios para la producción o la prestación del servicio.
• Producción (o prestación del servicio): Se transforman las materias primas en productos terminados, o se lleva a cabo la actividad que constituye el servicio ofrecido.
• Marketing y ventas: Se promocionan los productos o servicios, se gestionan las ventas y se establece la relación con los clientes.
• Logística y distribución: Se gestiona el almacenamiento, transporte y entrega de los productos a los clientes.

3. Procesos de Soporte (o de Apoyo): Son aquellos que dan soporte a los procesos estratégicos y operativos, y que permiten el funcionamiento eficiente de la empresa.

• Recursos Humanos: Se gestiona la contratación, formación, desarrollo y administración del personal.
• Finanzas y contabilidad: Se gestionan los recursos financieros de la empresa, se registran las transacciones, se elaboran los estados financieros y se realiza el control presupuestario.
• Tecnología de la información (TI): Se gestionan los sistemas informáticos, las redes y la infraestructura tecnológica de la empresa.
• Administración general: Se gestionan las actividades administrativas generales, como la gestión de documentos, la gestión de la correspondencia y el mantenimiento de las instalaciones.

Ejemplo simplificado en una panadería:

• Estratégico: Decidir si se enfocan en pan artesanal de alta calidad o en pan de bajo costo para el consumo masivo.
• Operativo: Comprar harina, hornear el pan, atender a los clientes en la tienda.
• Soporte: Contratar panaderos, llevar la contabilidad, mantener los hornos en buen estado.

Características importantes de los procesos:

• Interrelacionados: Los procesos no son independientes, sino que están interconectados y se influyen mutuamente.
• Orientados a objetivos: Cada proceso tiene un objetivo específico que contribuye al logro de los objetivos generales de la empresa.
• Medibles: Se pueden establecer indicadores para medir el rendimiento de cada proceso y realizar un seguimiento de su eficacia.
• Mejorables: Los procesos pueden ser revisados y mejorados continuamente para aumentar la eficiencia y la eficacia.

Entender estos procesos básicos ayuda a las empresas a:

• Organizarse mejor: Definir claramente las responsabilidades y tareas de cada área.
• Optimizar recursos: Evitar duplicidades y mejorar la eficiencia en el uso de los recursos.
• Mejorar la calidad: Asegurar la consistencia en la producción o prestación del servicio.
• Aumentar la rentabilidad: Reducir costos y mejorar la productividad.

En resumen, estos procesos son el esqueleto de cualquier empresa. Gestionarlos de manera eficiente es crucial para el éxito y la sostenibilidad a largo plazo.